ویژگی های مدیر عملیات شامل چه مواردی می باشد ؟

چند اصل کلی مدیر عملیات و مدیر فرآیند چیست ؟

ویژگی های مدیر عملیات شامل موارد زیر است :

1. انتخاب الگویی برای فرایند:

   • مدیر، بهترین فرد برای الگو شدن است، چرا که آگاهی کافی را در مورد تمام اجزای فرایند دارد و می‌تواند به بخش‌های مختلف آن به شکلی کارآمد و مؤثر نظارت و رسیدگی کند.

2. شناخت کافی از فرایند:

   • نه تنها مدیر بلکه تمامی کارمندان و افراد درگیر در فرایند باید اطلاعات جزئی و دقیقی در مورد آن داشته باشند و فرایند را به خوبی بشناسند.

3. درک ارتباطات و پیوستگی‌ها:

   • همه‌ی فرایندها در ارتباط با هم قرار دارند و پیوسته هستند. بنابراین، درک پیوستگی و ارتباط بین فرایندها، بسیار ضروری است.

4. در نظر گرفتن بده‌بستان‌ها (trade-offs):

   • در شرایطی که فرایندی در تیمی چند تخصصی (cross-functional) در حال اجراست، باید بده‌بستان‌ در زمینه‌های مختلف را در نظر گرفت. این کار به مدیر کمک می‌کند تا تصمیم‌های روشن‌تری بگیرد و تعادل مناسبی در فرایند ایجاد کند. در انتخاب‌های اقتصادی، زمانی که یک انتخاب مستلزم از دست دادن سود یا امتیاز است و فرد در ازای انتخاب خود، این از دست دادن را به حساب آورده و پذیرفته باشد، یک بده‌بستان انجام شده ‌است.

5. آموزش دیگران درباره‌ی فرایند:

   • باید به کسانی که ممکن است تأمین‌کننده‌ی ورودی‌ها یا دریافت کننده‌ی محصول نهایی باشند، آموزش‌های لازم داده شود. در واقع، فرایندهای کسب‌وکار، فرصتی مناسب برای یادگیری اعضای سازمان و شرکت است. هم مدیران و هم اعضای تیم، موظفند که آموخته‌های خود را گسترش دهند و از آنها در جهت موفقیت شرکت بهره ببرند. بسیاری از شرکت‌ها این مورد را به عنوان بخشی از فرایند کلی ارتباطات در نظر می‌گیرند و از آن به عنوان فرصتی برای مطرح کردن مشکلات و پاسخگویی به آنها از طرف بخش‌های مختلف شرکت، استفاده می‌کنند.

6. یادگیری در جریان فرایند:

   • فرایندهای چند تخصصی (Cross-functional) و مرتبط با مشتری (customer-facing)، نیازمند نقش‌ها، وظایف، مهارت‌ها و تخصص‌های جدیدی هستند که اغلب بین اعضای تیم، سازمان‌دهی می‌شوند. البته لازم به ذکر است که آموزش کارمندان و ارتقای مهارت‌های اعضای تیم، فرهنگ سازمان را تغییر خواهد داد.

7. سنجش فرایند:

   • این مرحله از مدیریت فرایند نیازمند سنجش کنترل، اندازه‌گیری میزان پیشرفت و تجزیه‌و تحلیل معیارها و مقایسه‌ی‌ آنها با کمک ابزارهای مادی و غیرمادی است. سنجش و ارزیابی در مدیریت ارتباط بین زیرمجموعه‌های یک فرایند و فرایندهای دیگر، بسیار ضروری است.

8. مدیریت مشاغل و حرفه‌ها:

   • در سازمان‌های جدید که فرایندگرا و یک‌دست‌تر هستند، مدیریت مشاغل یک ضرورت است. در چنین شرکت‌هایی انتظارات باید با میزان پیشرفت کارمندان هم‌راستا باشد. در تمامی فرایندها، آموزشِ مهارت‌های گوناگون به کارمندان و توسعه‌ی تجارب آنها در کسب‌و‌کار باید مورد توجه قرار بگیرد.

9. افزودن تخصص‌های ویژه:

   • تیم اجرایی هر فرایند باید به مجموعه‌ای از مهارت‌های ویژه تسلط پیدا کند و در کنار این مهارت‌های ویژه، مهارت‌های عمومی خود را نیز گسترش دهد. این لازمه‌ی هر فرایند و روشی برای مقابله با نقاط ضعف است.

10. بهبود فرایند:

    • این کار باید به صورت مداوم انجام شود. جهان متوقف نمی‌شود و رو به‌ رشد است. بنابراین، تک تک اعضای یک تیم باید خودشان را با شرایط وفق دهند و رو به جلو حرکت کنند.

موارد فوق از جمله ویژگی های مدیر عملیات می باشد که به صورت اختصار به آن ها اشاره کردیم.

مدیر عملیات با استفاده از تجزیه‌و‌تحلیل زنجیره‌ی ارزش (value chain) می‌تواند فرایندهای در حال اجرای شرکت را به دقت تحلیل کند.

در واقع می‌توان گفت که تمامی عملیاتی که در یک زنجیره‌ی ارزش وجود دارند می‌توانند به عنوان فرایند در نظر گرفته شوند.

زنجیره‌ی ارزش یکی از مهم‌ترین ابزارها برای درک نحوه‌ی ارتباط فرایندها با یکدیگر است و نشان می‌دهد که چطور ایجاد تغییر در هر فرایند، منجر به تغییر در حاشیه‌ی سود نهایی می‌شود.

در هر زنجیره‌ی ارزش، فعالیت‌های اصلی، فعالیت‌های پشتیبان، مدیریت زنجیره‌ی تأمین و زیرساخت‌های پایداری وجود دارد.

هر کدام از این بخش‌ها، از چندین فرایند تشکیل می‌شوند که بسیار ضروری هستند.

تک تک این فرایندها توسط افراد مختلف مدیریت می‌شوند و بهره‌وری آنها، نتیجه‌ی کلی را مشخص می‌کند.

بنابراین، مدیران عملیات بر تمامی این فرایندها نظارت می‌کنند. در نتیجه بدیهی است که مدیران عملیات، مسئولیت مدیریت فرایندها را بر عهده دارند.

در مورد شرکت آیکیا، لجستیک درونی (inbound logistics) شامل دو بخش مهم است.

یکی در تولید و دیگری در فروشگاه‌ها. در واقع، لجستیک بیرونی (Outbound logistics) در بخش تولید به عنوان لجستیک درونی در بخش فروش عمل می‌کند.

مدیر عملیات، مدیریت هر کدام از این فرایندها را بر عهده دارد.

لجستیک‌ درونی شرکت توسط مدیر خرید مدیریت می‌شود؛

کسی که باید اطمینان حاصل کند که کیفیت‌های متفاوتی از مواد اولیه خریداری شده‌اند و همچنین تأمین‌کنندگان، استانداردهای خود را مطابق با نیاز شرکت، به‌روز کرده‌اند.

دریافت محموله‌های مواد اولیه و بررسی کیفیت و کمیت آنها و بازگرداندن موادی که کیفیت آنها مطابق با استانداردهای شرکت نیست، بخشی از وظایف مدیر خرید است.

با مدیریت هر کدام از این فرآیندها، مدیر مربوطه اطمینان حاصل می‌کند که فعالیت‌های بخش تحت نظارتش به سطح مورد قبول شرکت رسیده است.