دورکاری در زمان قرنطینه چه مشکلاتی را ایجاد می کند ؟

چالش‌های دورکاری در زمان قرنطینه چیست ؟

دورکاری در زمان قرنطینه مزایای و معایب خاص خود را دارد.

بسیاری از مدیران برای مقابله با این چالش دچار مشکل شده اند.

ما امروز در موسسه خوارزمی می خواهیم تا به راهکارهای مقابله با این چالش دورکاری در زمان قرنطینه بپردازیم.

به‌دلیل شرایطی که شیوع ویروس کرونا ایجاب کرده است، خیلی از شرکت‌ها از کارمندانشان خواسته‌اند که به‌صورت دورکاری به فعالیت خود ادامه دهند.

ویروس کرونا در خیلی از کشورها باعث شده که خیلی از مدیران و کارمندان برای اولین بار دفترهایشان را ترک کرده و از خانه کار کنند.

همیشه بهتر است سیاست‌های کاری ازپیش برنامه ریزی‌ و شفاف‌سازی شوند.

در چنین مواقع بحرانی ممکن است این مقدار از آمادگی در دسترس نباشد.

مدیران می‌توانند با برداشتن گام‌هایی که پژوهش‌های پیشین اثربخش بودنشان را ثابت کرده‌اند، به‌راحتی بهره وری کارمندان دورکار را افزایش دهند.

مدیران چطور می‌توانند از کارمندان دورکار حمایت کنند؟

اگرچه دورکاری می‌تواند چالش‌های زیادی داشته باشد، مدیران می‌توانند با چند کار ساده و کم‌هزینه این انتقال را آسان‌تر کنند.

اقداماتی که می‌توانند انجام دهند به این شرح است:

1. کنترل سازمان‌یافته روزانه

   • خیلی از مدیران موفق دورکار، تماس‌های روزانه با کارمندان دورکارشان برقرار می‌کنند.
   • این تماس‌ها می‌تواند به‌شکل مجموعه‌ای از تماس‌های فردی باشد و درصورتی‌که گروهی کار کنند می‌تواند تماس گروهی باشد.
   • نکته مهم این است که این تماس‌ها باید منظم و قابل‌پیش‌بینی باشد.
   • یا می توان تالار گفت‌وگویی وجود داشته باشد که کارمندان بتوانند در صورت بروز مشکل به‌راحتی با مدیرشان گفتگو کنند.

2. فراهم‌کردن گزینه‌های مختلف فناوری ارتباطات

   • ایمیل به‌تنهایی کافی نیست.
   • کارکنان دورکار نیاز به تکنولوژی غنی‌تری مانند ویدئوکنفرانس دارند که امکان ارتباط رودررو را برای آنها فراهم می‌کند.
   • ویدئوکنفرانس، به‌ویژه برای گروه‌های کوچک‌تر، مزیت‌های زیادی دارد:
     • نشانه‌های بصری «دانش مشترک» درباره کارکنان را افزایش می‌دهد و باعث بهبود حس انزوای اجتماعی بین تیم‌ها می‌شود.
     • ویدئو به‌ویژه برای مکالمات پیچیده و حساس مفید است، زیرا شخصی‌تر از ارتباطات نوشتاری یا صوتی است.
     • می‌توانید از ابزارهای پیام‌های شخصی بر پایه موبایل (مانند Slack، Zoom، Microsoft teams و غیره) استفاده کنید.
       • برای مکالمات ساده‌تر، غیررسمی‌تر و سریع‌تر مناسب هستند.
     • اگر شرکت شما ابزارهای فناوری لازم را در اختیار ندارد، روش‌های ارزانی برای به‌دست‌آوردن نسخه‌های ساده‌تر این ابزارها به‌شکل موقتی برای تیمتان وجود دارد.
   • قبل از استفاده از هرکدام از این ابزارها، حتما با بخش آی.تی سازمانتان مشورت کنید تا مطمئن شوید سطح مناسبی از امنیت داده‌ها وجود دارد.

3. قوانین ارتباطی اعمال کنید

   • وقتی مدیران قوانینی برای ابزارهای ارتباطی و زمان و میزان برقراری ارتباط مشخص می‌کنند، دورکاری مفیدتر می‌شود.
   • برای نمونه، می‌توانید از ویدئوکنفرانس برای کنترل روزانه و از پیام‌های فوری برای کارهای ضروری استفاده کنید.
   • همچنین، می‌توانید بهترین روش و بهترین زمانی را که کارمندان در طول روز می‌توانند به شما دسترسی داشته باشند به آنها اعلام کنید
     • مثلا «برای مکالمات تلفنی یا تصویری عصرها برای من مناسب‌تر است، اما اگر در طول روز کار فوری داشتید پیام بگذارید.
   • در نهایت، مراقب ارتباطات بین اعضای تیم هم باشید تا مطمئن شوید اطلاعات ضروری به‌خوبی رد و بدل می‌شوند.
   • مدیران، در اولین فرصت، قوانین ارتباطی را برای کارمندان مشخص کنند.
   • بهتر است این اتفاق هرچه زودتر و حتی در اولین جلسه کنترل آنلاین رخ دهد.
   • با‌ اینکه بعضی از قوانین ارتباطی بهتر از بقیه هستند، اما نکته مهم این است که قوانین باید برای همه کارمندان یکسان باشد.

4. فرصت‌هایی برای تعاملات اجتماعی از راه دور ایجاد کنید

   • یکی از ضروری‌ترین گام‌هایی که مدیر باید بردارد، تعیین راه‌هایی برای ایجاد تعامل اجتماعی بین کارمندان است .
   • این موضوع برای همه کارمندان صدق می‌کند، اما برای کارمندانی که ناگهان مجبور به دورکاری شده‌اند ضروری‌تر است.
   • آسان‌ترین راه برای ایجاد تعاملات اجتماعی این است که در ابتدای تماس‌های تیمی، زمانی را به مواردی اختصاص دهید که به کار مربوط نمی‌شوند.
   • گزینه‌های دیگری هم وجود دارند، مانند مهمانی مجازی
   • بااینکه چنین رویدادهایی ممکن است مصنوعی یا اجباری به‌ نظر برسند، مدیران دورکار باتجربه (و کارمندانشان) گزارش داده‌اند که رویدادهای مجازی انزوای اجتماعی را کم می‌کند و حس تعلق به تیم را افزایش می‌دهد.

5. تشویق و حمایت احساسی

   • به‌ویژه در مواقعی مانند شرایط کنونی که کارمندان بدون برنامه‌ریزی قبلی مجبور به دورکاری می‌شوند، مدیران باید استرس آنها را به‌خوبی درک کنند، به نگرانی‌ها و اضطراب کارمندان گوش بسپارند و با آنها همدردی کنند.
   • اگر متوجه می‌شوید یکی از کارمندانی که به‌تازگی دورکار شده استرس دارد اما استرس یا اضطرابش را نشان نمی‌دهد، حتما احوالش را جویا شوید.
     • حتی سؤال ساده‌ای مثل «تا اینجا با دورکاری چه می‌کنی؟» می‌تواند اطلاعات مهمی در اختیار شما بگذارد که اگر این سؤال را نمی‌پرسیدید، هیچ‌وقت متوجه آنها نمی‌شدید.
     • بعد از پرسیدن این سؤال، حتما با دقت گوش دهید و حرف‌های کارمندتان را به‌طور خلاصه برایش بازگو کنید تا مطمئن شوید درست متوجه شده‌اید.
     • اجازه دهید تمرکز بحث بر نگرانی‌ها و استرس‌های کارمندتان باشد نه استرس خود شما.
   • کارمندان برای اینکه بدانند به تغییرات ناگهانی چه واکنشی نشان دهند، به مدیرانشان نگاه می‌کنند.
   • اگر مدیری استرس داشته باشد، این استرس او به کارمندانش نیز منتقل می‌شود.
   • مدیران خوب در چنین مواقعی رویکردی دوسویه را در پیش می‌گیرند:
     • هم استرس و اضطرابی را که کارمندان ممکن است در شرایط سخت داشته باشند درک می‌کنند و هم با استفاده از جملاتی مانند «ما حلش می‌کنیم» یا «سخت است، اما می‌دانم می‌توانیم از پسش بربیاییم» یا «بهتر است راه‌هایی برای استفاده از نقاط قوتمان در چنین زمانی پیدا کنیم» به کارمندانشان ثابت می‌کنند که به آنها اعتماد دارند.
     • با این پشتیبانی، با ایجاد حسی از هدف و تمرکز در کارمندان به آنها کمک می‌کنیم که بر چالش‌ها پیروز شوند.

حالا ما هم به مدیرانی که در شرایط بحرانی کنونی مجبور شده‌اند کارمندانشان را به دورکاری بفرستند همین پیام را می‌دهیم:

«ما می‌توانیم».

اگر شما هم در چنین شرایطی قرار دارید، خوشحال می‌شویم تجربیات خود در ارتباط با هدایت کارمندان دورکار را با ما به‌ اشتراک بگذارید.